L'offerta SAGA per la PA comprende una soluzione avanzata per la protocollazione e la gestione dei flussi documentali (procedura "Protocollo Informatico"), che puo' operare sia in modalita' stand-alone, sia in maniera integrata con altre procedure e/o servizi informatici (Pratiche, Messi, Albo, Delibere, Sportello Unico, Posta elettronica, ecc.).

La procedura "Protocollo" della SAGA gestisce tutte le attivita’ necessarie per consentire ad una amministrazione pubblica la “tenuta” di un protocollo informatico in conformita' ai requisiti di base previsti nel Regolamento relativo al Protocollo Informatico per le Pubbliche Amministrazioni (DPR n. 428 del 20 ottobre 1998) ) e nel rispetto delle regole tecniche (DPCM del 31 ottobre 2000). Con la procedura della SAGA e’ possibile la costituzione di sistemi di protocollo informatici che soddisfano i requisiti previsti dalle normative in materia di "sicurezza ed integrita’ dei dati, correttezza e puntualita’ di “protocollazione” dei documenti in entrata ed in uscita, collegamento tra documenti ricevuti e corrispondenti provvedimenti adottati, agevole reperimento delle informazioni registrate, accesso sicuro e controllato alle informazioni nel rispetto delle disposizioni di legge sulla privacy, corretta organizzazione dei documenti in conformita’ al sistema di classificazione d’archivio adottato".

La procedura consente la protocollazione generale dei documenti in entrata e in uscita, sia centralizzata, sia distribuita, con modalita’ operative (variabili nel tempo) definibili in funzione delle specifiche e contingenti esigenze organizzative, semplicemente operando sui profili di abilitazione degli utenti. E’ possibile ad esempio inizialmente attivare un sistema di protocollazione generale totalmente centralizzata (strettamente aderente alla modalita’ di protocollazione “manuale”); successivamente e gradualmente decentrare nei vari servizi la protocollazione generale dei rispettivi documenti in uscita; infine demandare a ciascun servizio anche la protocollazione generale di tutti i documenti in entrata di sua competenza.

La procedura autorizza gli accessi in gestione ed in consultazione alle informazioni del protocollo sulla base di “regole” e di classi e/o profili di abilitazione, individuali e di gruppo, personalizzabili e modificabili nel tempo.

In particolare per quanto attiene la sola consultazione dei dati presenti negli archivi del protocollo e’ possibile prevedere un accesso “controllato” anche via browser Web. La procedura e' facilmente integrabile con sistemi di protocollo informatico di altre amministrazioni e con eventuali servizi di portale di mail box certificata: mediante appositi moduli funzionali e' possibile la protocollazione di documenti in formato originale elettronico, provenienti da altre amministrazioni o presentati da cittadini e imprese per via telematica. La data ed il numero di protocollo (a sette cifre, univoco e progressivo annuale) vengono assegnati “automaticamente” dal sistema. La procedura e' flessibile e modulare e consente la gestione della protocollazione in una o piu' fasi (livelli), in funzione delle dimensioni e secondo le esigenze organizzative dell'ente protocollante: protocollazione in entrata e in uscita effettuata in un'unica soluzione da un solo operatore operazioni di protocollazione, in entrata e in uscita, variamente distribuite e articolate in fasi, con gestione dei flussi documentali, con archiviazione ottica dei documenti e con gestione delle pratiche. La procedura consente sia la preassegnazione (per responsabilita'/ conoscenza) dei "protocolli" in entrata durante la fase di "segnatura", sia la loro assegnazione agli uffici competenti in una fase successiva mediante apposita "vista" di assegnazione e specifica funzione. Viene gestito il "ritiro posta" elettronico con registrazione della "presa in carico". Eventuali protocolli erroneamente assegnati possono essere "restituiti" e successivamente "riassegnati". Ogni evento rilevante viene "tracciato".

La procedura consente la produzione degli elenchi giornalieri dei protocolli in Entrata, di pertinenza di ciascun ufficio, utilizzabili per l'attestazione dell'avvenuto "ritiro" della Posta. La procedura consente indagini negli archivi del protocollo sia con ricerche effettuate per parola e/o combinazioni logiche di parole contenute nelle registrazioni di protocollo (campi: oggetto, note, mittente/destinatario, ufficio ecc.) o negli allegati (di tipo “Microsoft Word” o "PDF" ecc. ), sia con ricerche effettuate per valori contenuti nei "campi" delle registrazioni di protocollo (con apposita "maschera" di ricerca).

La procedura consente la generazione automatica di protocolli, relativi ad una "lista" di destinatari preselezionati o come risposta ad una "lista" di protocolli in entrata , utilizzando una specifica funzione. Per mezzo di una speciale "maschera" vengono"caricati" i dati comuni da registrare nei protocolli (oggetto, ufficio mittente, classificazione ecc.). Vengono poi selezionati i destinatari (protocollo multiplo) oppure i protocolli cui rispondere (risposta multipla). Infine, su comando dell'operatore, vengono generati tanti protocolli distinti quanti sono i destinatari o le "risposte" da dare. Ogni operazione di "protocollazione/risposta multipla" viene "Loggata". La procedura gestisce la stampa di etichette autoadesive per la segnatura dei documenti di protocollo (etichette bianche o trasparenti) mediante collegamento a stampanti a trasferimento termico. In alternativa alla "segnatura" mediante etichettatura dei documenti la procedura prevede la possibilita' di effettuare la "segnatura" utilizzando speciali stampanti portatili a inchiostro, a penna.

La procedura del Protocollo prevede, come funzione accessoria, la gestione dell'archiviazione ottica dei documenti. La funzione consente la costituzione di un archivio contenente le immagini, in formato digitale, dei documenti cartacei protocollati e attiva i collegamenti tra "protocolli" e immagini ottiche associate. Con tale funzione, a partire da una registrazione di protocollo, e' possibile prendere visione dell’immagine ottica dell'eventuale documento originale protocollato, semplicemente “azionando” un pulsante grafico che la visualizza.

- Registrazione dei Protocolli in Entrata o in Uscita
- Annullamento con log delle Registrazioni dei Protocolli
- Modifica con log delle Registrazioni dei Protocolli
- Stampa giornaliera e generale del Registro del Protocollo
- Consultazione del Protocollo e Interrogazioni
- Gestione archivio mittenti/destinatari
- Gestione archivio repertori
- Allega Protocolli
- Protocollo Bis
- Assegnazione
- Ritiro Posta
- Restituzione Posta
- Riassegnazione Posta
- Registro di emergenza
- Segnatura
- Protocollo multiplo
- Risposta multipla

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